Artykuł sponsorowany
W obliczu powolnego odejścia od papierowej dokumentacji coraz więcej firm decyduje się na cyfryzację swoich dokumentów. Proces ten może przynieść wiele korzyści, w tym zwiększenie wydajności i efektywności działania. W tym artykule dowiesz się, dlaczego warto zainwestować w cyfryzację dokumentacji, jak przebiega proces cyfryzacji oraz na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia do tego celu.
Zdecydowanie warto rozważyć cyfryzację dokumentów w Twojej firmie, gdyż przynosi ona szereg korzyści wpływających na wzrost wydajności. Pierwszą z nich jest usprawnienie pracy – dzięki cyfryzacji, dostęp do dokumentów jest natychmiastowy i możliwy z każdego miejsca, co znacznie przyspiesza procesy biznesowe. Dodatkowo cyfryzacja dokumentów to także zwiększenie efektywności – obniża koszty związane z przechowywaniem fizycznych dokumentów i minimalizuje ryzyko ich utraty czy uszkodzenia. Wpływa to z kolei na stopę zwrotu z inwestycji, która jest o wiele wyższa, niż w przypadku tradycyjnego przechowywania dokumentów. Dlatego też, korzyści płynące z cyfryzacji dokumentów to nie tylko zwiększenie wydajności firmy, ale również bardziej efektywne zarządzanie zasobami. Więcej informacji na ten temat? Zajrzyj na archeo24.pl.
Proces cyfryzacji dokumentacji rozpoczyna się od dokładnego wyboru odpowiedniej technologii, która umożliwi efektywne i bezbłędne przekształcanie papierowych zasobów informacyjnych w cyfrowe. Następnie przechodzimy do bezpośredniego skanowania dokumentów. Zależnie od wielkości i struktury dokumentacji, możemy zdecydować się na skanowanie ręczne, automatyczne, czy też powierzyć to zadanie zewnętrznej firmie. Ważne jest, aby skanowane dokumenty były odpowiednio przygotowane – uporządkowane i odkurzone. Kolejnym krokiem jest konwersja skanowanych obrazów na edytowalne pliki, co umożliwia ich łatwe przetwarzanie i analizę. Ostatni etap to archiwizacja i zarządzanie dokumentami w systemie do zarządzania dokumentami. Na tym etapie można definiować uprawnienia dostępu, ustalać harmonogramy archiwizacji, a także wprowadzać możliwość wyszukiwania pełnotekstowego. Pamiętajmy, że proces cyfryzacji zakończony sukcesem to droga do zwiększenia wydajności naszej firmy.
Wybór narzędzi do cyfryzacji dokumentów to kluczowy krok, który może zwiększyć wydajność Twojej firmy. Kryteria wyboru powinny uwzględniać przede wszystkim funkcjonalność narzędzia – powinno zapewniać skanowanie, indeksowanie, a także możliwość wyszukiwania i przechowywania dokumentów w chmurze. Ważne jest także, aby narzędzie było łatwe w obsłudze dla każdego pracownika. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na to, czy narzędzie oferuje wsparcie techniczne oraz regularne aktualizacje. Dostępne na rynku rozwiązania można podzielić na dwie główne kategorie: narzędzia on-premise (zainstalowane bezpośrednio na serwerach firmy) i narzędzia w chmurze (hostowane przez dostawcę zewnętrznego) – obie oferują podobną funkcjonalność, ale różnią się kosztami, skalowalnością i wymaganiami infrastrukturalnymi. Wybór odpowiedniego narzędzia do cyfryzacji dokumentów zwiększy wydajność i uporządkuje dokumentację w Twojej firmie.
